SSM perspektiv
Bakgrund
I samband med de restriktioner som 2021 infördes till följd av corona-pandemin ställde SSM in besök på plats hos verksamhetsutövare och ersatte en del av dem med ”tillsyn på distans”, främst som möten eller intervjuer med hjälp av videosamtal.
Redan tidigare har SSM genomfört delar av tillsyn på distans, då oftast via konferenstelefon eller s.k. videosamtal. Det rörde sig på den tiden främst om ett komplement till genomförda besök på plats hos verksamhetsutövare, exempelvis vid uppföljande möten eller kompletterande intervjuer.
Strålsäkerhetsmyndigheten har ett ansvar för att fortsätta utveckla sitt arbetssätt, vilket omfattar att se på alternativ till fysiska möten. En förutsättning för tillsyn på distans är dock att verksamhetens behov fortfarande kan mötas och andra förutsättningar beaktas i rimlig omfattning.
Syftet med projektet var att ge SSM stöd inför planering av tillsynsinsatser som involverar intervjuer och/eller fysiska besök, främst avseende användandet av tekniskt stöd i genomförande av insatserna.
Resultat
Rapporten beskriver ett antal verktyg för interaktion på distans med olika grad av upplevd närvaro i situationen. Vidare beskrivs erfarenheter från olika områden av att utföra arbetsuppgifter på distans, med stöd av olika verktyg.
De fördelar som rapporten lyfter fram att digitala verktyg kan ge är bl.a. ökad effektivitet och ett minskat resande. Ökad effektivitet anses kunna nås där en god kännedom om verksamheten redan etablerats och ett visst mått av kontakt har byggts upp mellan tillsynare och tillsynad, exempelvis genom tillsyn på plats. Digitala verktyg anses mest lämpade för rent informationsutbyte och uppföljande möten.
Enligt rapporten kan det för vissa uppgifter vara lämpligt med en blandning av insatser på distans och fysiska möten. Exempelvis kan en inledande insamling och bedömning av fakta med fördel genomföras på distans. Därigenom kan exempelvis kompletterande frågor och inrapportering ske efterhand, vartefter förståelsen ökar. Rapporten antyder att en sådan informationsinsamlande uppgift kan vara mer effektiv på distans än vid ett fysiskt möte. För observationer av hur verksamheten bedrivs och vilka förhållanden som gäller vid genomförandet behöver däremot intryck samlas in av inspektörer på plats. På motsvarande sätt antyder rapporten att intervjuer i syfte att kontrollera regelefterlevnad ofta behöver genomföras med inspektör och verksamhetsutförare på samma fysiska plats. Dels för att ge den erfarne inspektören ett bredare kommunikationsspektra och bättre förutsättningar att kunna avgöra betydelsen av det som sägs, samt betydelsen av det som inte sägs (professionell skepticism); dels för att öka tillsynens ”trovärdighet” för den tillsynade och därmed de resultat tillsynen leder till. Typ av tillsyn kan påverka val av tillsynsverktyg – men val av tillsynsverktyg kan även påverka tillsynens kvalitet och hur väl den tillsynade verksamheten drar lärdomar från tillsynen.
Även om tekniken möjliggör tillsyn på distans så dras i rapporten slutsatsen att viss tillsyn under överskådlig framtid fortfarande behöver genomföras genom fysiska möten. Som exempel lyfter rapporten fram insatser inom säkerhetskulturområdet som komplexa uppgifter vilka inte lämpar sig för tillsyn på distans. När tillsynen är komplicerad, dvs. när det handlar om att skapa gemensam förståelse genom kunskapsdelning, eller rör ett delvis okänt område, är fysisk tillsyn att föredra. Rapporten lyfter även fram att tillsyn på distans ses som mindre lämpligt vid verksamheter som inte tidigare besökts, verksamheter med sämre egenkontroll, eller vid uppföljning av brister i anläggningar.
Tillsyn som sker fysiskt på plats beskrivs i rapporten underlätta för den tillsynade att förstå allvaret av tillsynen och därmed även förstå nyttan av att ta till sig av tillsynens resultat och genomföra eventuella korrigerande åtgärder.
Relevans
Verktyg för digitala möten har på senare år blivit allmängods och det kan finnas en risk för att sådana oreflekterat ersätter traditionella möten. Tillsyn av verksamhetsutövare är en viktig del av Strålsäkerhetsmyndighetens uppdrag, i detta kan digitala verktyg ingå vid såväl möten som intervjuer.
Rapporten kan användas i SSM:s fortsatta arbete med att utveckla myndighetens arbetssätt. Tillsyn på distans upplevs ha stor potential att avseende informationsutbyte komplettera traditionella möten men kan enligt rapporten ännu inte helt ersätta tillsyn på plats. Tillsyn på plats hos en verksamhetsutövare ger tillsynare möjligheten att observera sådana delar av verksamheten som från början inte ingick i tillsynens omfattning men som ändå kan vara relevanta att beakta. Även aspekter som att läsa av situationer och förhållanden mellan människor på plats kan ge den erfarne tillsynaren värdefull information om verksamheten. Ett besök på plats ger tillsynaren dessutom goda möjligheter till att själv ta stickprov på dokumentation och observera kravefterlevnad i verksamheten. En annan fördel med att vara på plats är det kan ge möjligheter att observera ”ordning och reda” hos verksamhetsutövaren, s.k. Housekeeping. Rapporten lyfter även fram att det fysiska mötet kan vara nödvändig för ömsesidig förståelse av uppgifter och verksamhet, samt för att säkerställa att tillsynen och dess resultat betraktas med tillbörlig respekt.
I sådana situationer där det räcker med att intervjupersoner med ord och med stöd av dokumentation beskriver hur verksamheten bedrivs, kan tillsyn på distans vara tillräckligt. För att praktiskt kunna visa hur verksamheten bedrivs ställs dock höga krav på de digitala verktygen för sådan tillsyn. En utmaning som rapporten lyfter fram med möten på distans är bristande engagemang hos deltagare. En annan utmaning kan vara att digitala möten kan leda till distraktion och ointresse.
Val av tillsynsverktyg kan även behöva beaktas i SSM:s planering av tillsyn, bl.a. avseende hur tillsynsuppgiften ska bemannas. Genom att dra nytta av de fördelar som verktyg för tillsyn på distans kan ge och väl planera tillsynens upplägg och bemanning har SSM goda möjligheter till en mer effektiv tillsyn utan att förlora något i vederhäftighet.
Behov av vidare forskning
Utifrån rapportens fokusområde och tillämpning av verktyg för interaktion på distans kan ett antal forskningsfrågor identifieras. I rapporten identifieras behov av mer kunskap om i vilka situationer eller vilka förhållanden som tillsyn på distans kan vara lämpligt; mer kunskap om lämplig uppbyggnad för trovärdig hybridtillsyn; samt mer kunskap om hur tillsyn på distans kan påverka åtgärder för upprätthållande och utveckling av tillsynares kompetens.
Utifrån ett tillsynsperspektiv kan det vara intressant att få mer kunskap om den ”spillinformation” som tillsynare kan få vid fysisk tillsyn men inte vid tillsyn på distans; vad sådan information har för karaktär och hur den påverkar skapandet av en ”helhetsbild” över den tillsynade verksamheten.
Ett annat område att undersöka vidare kan vara hur organisationer och individer bättre kan tillgodogöra sig egna och andras erfarenheter, t.ex. från erfarenhetsrapporter efter händelser eller genomförda projekt. Personer som ofta befinner sig i en typ av situation lär sig rimligen identifiera och därmed undvika risker som en mindre erfaren person ännu inte identifierat; mer kunskap behövs om hur ”sällananvändare” kan tillgodogöra sig andras erfarenheter.
Utifrån ett kommunikationsperspektiv kan det vara intressant att få mer kunskap om vilka kommunikationssätt och -verktyg som är lämpligast för olika situationer, ex. för att förmedla budskap som förväntas att inte tas emot positivt. Ett annat område kan vara hur allmänhetens tilltro till industri och myndigheter kan påverkas av val av kommunikationsverktyg, exempelvis för generell information eller i samband med risk för utsläpp.